Ghi mỗi lead thành một dòng Google Sheet

Lưu trước, báo sau. Bài này thêm Google Sheet vào giữa luồng form về Telegram, kèm cách gộp số điện thoại viết kiểu 09, 849 hay +849 về một dạng.

Ở bài 1, mỗi lần khách gửi form, Telegram báo về điện thoại. Chuông báo thì tốt, nhưng tin nhắn trôi rất nhanh. Sau một tuần, muốn biết hôm thứ Ba có bao nhiêu khách, đến từ trang nào, ai đã gọi, thì kéo tin nhắn không phải cách. Bài này thêm một chỗ lưu: mỗi lead là một dòng trong Google Sheet, ghi trước khi báo.

Bước 1: Chuẩn bị bảng tính

Tạo một file Google Sheet mới, đặt tên trang tính (tab) là lead, dòng 1 là tiêu đề cột. Gợi ý bộ cột tối thiểu:

Chọn cả cột sdt, vào Định dạng → Số → Văn bản thuần. Bỏ qua bước này, số 0912… sẽ thành 912… và mọi phép lọc trùng sau đó đều sai.

Bước 2: Kết nối tài khoản Google với n8n

Thêm node Google Sheets sau Webhook. Ở ô Credential, tạo mới. Có hai đường:

• n8n Cloud: thường chỉ cần bấm đăng nhập bằng Google và cấp quyền.
• Tự cài n8n: phải tạo OAuth client (ứng dụng xin quyền truy cập thay mặt người dùng) trong Google Cloud Console, bật Google Sheets API và Google Drive API, rồi dán Client ID, Client Secret vào n8n. Tài liệu chính thức của n8n có hướng dẫn từng màn hình cho phần này, anh chị làm theo bản mới nhất vì giao diện Google đổi khá thường xuyên.

Cấp quyền bằng một tài khoản Google dùng riêng cho việc vận hành thì tốt hơn tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp: người nghỉ việc không kéo theo luồng chết.

Bước 3: Ghi dòng và ánh xạ cột

Trong node Google Sheets chọn thao tác thêm dòng (Operation: Append Row), chọn file và trang tính lead. Ở phần ánh xạ cột, chọn chế độ điền tay từng cột (Map Each Column Manually). n8n đọc dòng tiêu đề và hiện sẵn ô cho từng cột. Điền biểu thức:

thoi_gian  {{ $now.setZone('Asia/Ho_Chi_Minh').toFormat('yyyy-LL-dd HH:mm:ss') }}
ten        {{ $json.body.name }}
sdt        {{ String($json.body.phone || '').replace(/\D/g, '').replace(/^84/, '0').replace(/^(?!0)/, '0') }}
nhu_cau    {{ $json.body.note || '' }}
trang      {{ $json.body.page }}

Dòng sdt làm ba việc: bỏ hết ký tự không phải số (khoảng trắng, dấu chấm, dấu cộng), đổi đầu 84 thành 0, và thêm số 0 nếu khách gõ thiếu. Nhờ vậy +84 912 345 678, 84912345678 và 0912.345.678 đều về cùng một dạng. Đây là chuẩn hoá cơ bản, không phải kiểm tra số thật; muốn chặn số rác như 0123456789, cần thêm bước kiểm đầu số di động Việt Nam.

Ghi thời gian theo định dạng yyyy-LL-dd (năm-tháng-ngày) giúp sắp xếp và lọc theo ngày dễ hơn kiểu ngày/tháng/năm. Bài báo cáo cuối ngày sẽ dựa vào cột này.

Bước 4: Nối lại Telegram sau khi lưu

Kéo node Telegram từ bài 1 ra sau node Google Sheets. Có một thay đổi quan trọng: sau node Google Sheets, $json là dữ liệu của dòng vừa ghi, không còn là dữ liệu Webhook. Hai cách lấy dữ liệu đúng:

// Cách 1: lấy từ dòng vừa ghi (đã chuẩn hoá số)
SĐT: {{ $json.sdt }}

// Cách 2: gọi thẳng node Webhook theo tên
Tên: {{ $('Webhook').item.json.body.name }}

Cách 2 an toàn hơn khi luồng có nhiều nhánh, vì nó không phụ thuộc node đứng ngay trước là gì.

Bước 5 (tuỳ chọn): Chặn lead trùng

Khách hay bấm gửi hai lần, hoặc quay lại hôm sau điền tiếp. Hai cách xử lý, từ đơn giản đến kỹ:

1. Ghi đè theo số điện thoại. Đổi thao tác sang Append or Update Row, chọn sdt làm cột để so khớp. Số đã có thì cập nhật dòng cũ, chưa có thì thêm dòng mới. Nhược điểm: mất dấu vết lần gửi trước.
2. Tra trước, quyết sau. Thêm node Google Sheets đọc dòng (Get Row(s)) có lọc theo sdt, rồi node If: có kết quả thì đi nhánh “khách cũ” (báo Telegram kèm chữ quay lại), không có thì đi nhánh ghi dòng mới. Giữ được lịch sử, đội sale biết khách đã quay lại.

Khi dùng cách 2, nhớ bật tuỳ chọn luôn trả dữ liệu ra (Always Output Data) ở node đọc dòng. Nếu không, khi không tìm thấy, node trả về rỗng và luồng dừng luôn ở đó, lead mới không được ghi.

Bẫy hay gặp

• Đổi tên cột tiêu đề trong Sheet sau khi đã ánh xạ: n8n vẫn tìm theo tên cũ, cột mới để trống. Đổi tên cột thì mở lại node và ánh xạ lại.
• Thêm trường mới vào form nhưng quên thêm cột trong Sheet và trong node: dữ liệu trường mới bị bỏ qua mà không báo lỗi. Đây là lỗi chúng tôi gặp nhiều lần với form trên website: thêm ô vào giao diện, nơi nhận phía sau không biết.
• Chia sẻ Sheet cho cả đội quyền chỉnh sửa: một người lỡ xoá dòng 1 là luồng ghi lệch. Khoá dòng tiêu đề bằng tính năng bảo vệ dải ô (Protected ranges).